Email đang là phương tiện trao đổi thông tin nhanh chóng, được sử dụng rộng rãi trong công việc và cuộc sống hiện nay.
Đây không chỉ là phương tiện kết nối, truyền đi thông điệp mà nó còn là đại diện cho sự chuyên nghiệp của người sử dụng.
Nhưng thực tế không phải ai cũng biết cách sử dụng email một cách chuyên nghiệp. Bởi lẽ đó, trong bài viết này, Aland xin chia sẻ cho tất cả các bạn chi tiết các bước để trở thanh cao thủ sử dụng email.
Nhưng trước khi bắt đầu vào phần chính, hãy cùng Aland tìm hiểu các phần căn bản của một email thông thường trước nha.
>> Quà tặng độc quyền bởi Ms Hoa Junior:
Tặng sách "Chiến thuật chinh phục điểm 8+ Tiếng Anh"
|
➢ Một Email thông tường sẽ bắt đầu với phần GREETING, chúng ta có thể sử dụng các cụm từ sau để dung chào hỏi trong email:
|
Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ),
|
Ví dụ: Dear Mrs.Price
Ví dụ: Hi Kelly, Dear Kelly….
➢ Tiếp theo là OPENING COMMENT, thông thường đây là những câu câu hỏi thăm về tình hình sức khỏe hoặc tình hình hiện tại của người nhận
Nếu nội dung bức thư là một sự hồi đáp , chúng ta nên mở đầu với từ cảm ơn “thanks”
Ví dụ:
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC)
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp)
Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp)
Trong trường hợp bức thư không dựa trên 1 sự hồi đáp, cách lịch sự để mở đầu là những câu chúc:
➢ Phần tiếp theo của email là INTRODUCTION. Trong phần này, chúng ta sẽ nêu rõ lý do vì sao chúng ta viết email, tùy vào từng trường hợp cụ thể mà chúng ta có cách mở đầu khác nhau. Các bạn có thể mở đầu bằng cụm từ sau đây:
| I am writing to + verb… |
Chúng ta không nên dùng I’m trong email bởi vì trong văn phong trang trọng thì không dùng từ viết tắt.
Đối với các mối quan hệ xã giao thì chúng ta nên dùng các câu hỏi gián tiếp và dùng câu hỏi trực tiếp để dùng cho các mối quan hệ thân thiết. https://mshoagiaotiep.com/
Ngoài ra các bạn có thể dùng các từ cho cấu trúc trên như I am writing to + complain/ explain/ confirm/ apologize. Để đa dạng cách viết, ta có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Đặc biệt, trong trường hợp không cần trang trọng quá, các bạn có thể dùng “I just want to…”
Chú ý các câu trong phần này phải thực sự ngắn gọn và rõ mục đích vì nó nằm trong phần đầu của email. Phải luôn nhớ rằng người đọc muốn đọc bức thư 1 cách nhanh chóng và gọn gàng. Bạn cũng phải chú ý tới ngữ pháp, các vấn đề chính tả vì sự chính xác trong phần này ảnh hưởng đến cái nhìn và cách đánh giá của người nhận thư về bạn
➢ Đến phần MAIN POINT, bởi đây là email nên chúng ta cần nêu vấn đề ngắn gọn, súc tích càng tốt.
Nếu bạn muốn đề cập đến những vấn đề tế nhị như từ chối một lời đề nghị hay thông báo cho một nhân viên anh ta bị thôi việc, hãy viết về điều này ở những đoạn văn tiếp theo thay vì mở đầu thư. Dưới đây là một vài cách thông báo những tin tức không mấy dễ chịu thuộc loại này:
Khi bạn viết cho họ mà bạn muốn đề cập những việc đã trao đổi trong lá thư trước đó, hãy dùng những mẫu câu sau:
Bạn cũng có thể dùng những mẫu câu lịch sự sau để hỏi về vấn đề nào đó:
➢ Sau đấy, các bạn có thể dùng các câu CONCLUDING SENTENCE để kết thúc email như sau:
➢ Phần cuối cùng “SIGNING OFF” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau:
Trường hợp không trang trọng:
Trường hợp trang trọng:
➢ Bước 1: Xác định xem bức thư có mang tính chất trang trọng hay không
Những bức thư mang tính chất trang trọng thường là nhằm mục đích tìm hiểu thông tin, xin việc, đăng kí học hay góp ý...
Thư mang tính chất cá nhân thì khác, dù dài hay ngắn thì đều được viết theo ngôn ngữ nói và thoải mái, không trang trọng, thường dùng viết cho gia đình hoặc bạn bè.
➢ Bước 2: Xác định cấu trúc một bức thư
➢ Bước 3: Sử dụng các mẫu câu thường dùng khi viết thư
|
|
Thư mang tính trang trọng |
Thư thân mật |
|
Chào đầu thư |
Dear Mr/ Mrs + surname Kính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) |
Hello/ Hi + name Xin chào/ Chào + tên |
|
Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận) |
Dear + name Gửi + tên |
|
|
Hi there! Chào đằng ấy! |
||
|
Bắt đầu viết thư |
Thank you for your letter/ email about... Cảm ơn bức thư/ email của ông/bà về… |
Thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! |
|
Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều. |
Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã đã viết thư cho mình |
|
|
I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologise for... Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… |
I am writing to tell you about... Mình viết để kể với bạn về… |
|
|
I am writing with reference to your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn. |
Guess what? Bạn đoán được không? |
|
|
I would like to offer congratulations on... Let me congratulate you on... Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về… |
How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? |
|
|
I’m sorry I haven’t written for a while... Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… |
||
|
It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. |
||
|
Chuẩn bị kết thư |
I look forward to hear from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào. |
Hope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. |
|
I look forward to meeting you. Tôi mong sớm được gặp ông/ bà |
Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. |
|
|
I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. |
I can’t wait to meet up soon. Mình không thể đợi đến khi chúng ta gặp nhau. |
|
|
Write back soon. (Nhớ viết lại sớm nhé.) |
||
|
Chào kết thư |
Yours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”. |
Best wishes. Dành cho bạn những lời chúc tốt đẹp nhất. |
|
Your sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”. |
Love. (Yêu bạn.) |
|
|
Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng. |
All the best. (Mọi điều tốt nhất.) |
|
|
Xxx. (Hôn bạn) |
||
|
|
Xoxo. (Ôm và hôn bạn.) |
|
|
Keep in touch. (Giữ liên lạc nhé!) |
Lưu ý: Nếu viết email, bạn cần phải đặt Tiêu đề (subject) cho email trước khi gửi đi. Tiêu đề email cần ngắn gọn, nêu rõ trọng tâm của nội dung, tranh để tiêu đề thiếu nội dung, quá mơ hồ hoặc quá dài, gợi ý ra quá nhiều chủ đề hoặc cho thấy email không quan trọng.
Sau phần chào hỏi thông thường, bạn nên trình bày lí do viết email ở đoạn mở đầu. Một số mẫu câu bạn có thể áp dụng là:
Tôi viết email này để liên hệ về vấn đề…
Liên quan đến việc…
Tôi thay mặt…viết email này để…
Xin ông / bà / công ty cho phép tôi…(đây là cách viết rất trang trọng, thường dùng trong lần đầu tiên liên hệ với đối tác)
Là một trong hai nội dung phổ biến nhất khi viết email thương mại bằng tiếng Anh, lời đề nghị, yêu cầu trong email cần phải lịch sự, chuyên nghiệp và rõ ràng để tránh nhầm lẫn. Bốn mẫu câu thông dụng gồm:
Tôi rất cảm kích nếu ông/ bà/ công ty có thể cung cấp thêm thông tin chi tiết về…
Xin ông/ bà/ công ty vui lòng…
Chúng tôi rất quan tâm đến… và muốn…
Chúng tôi đã cẩn thận xem xét… và mong muốn được…
Trong quá trình cộng tác, kinh doanh, chắc chắn sẽ không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn. Để đưa ra lời xin lỗi chân thành nhưng vẫn chuẩn mực, bạn có thể tham khảo:
Chúng tôi rất tiếc phải thông báo với bạn rằng…
Xin hãy chấp nhận lời xin lỗi chân thành về…
Chúng tôi hoàn toàn hiểu và xin lỗi về những bất tiện đã gây ra cho quý khách do…
Tôi xin hứa sự việc này sẽ không tái diễn và rất mong ông / bà có thể chấp nhận…. như một khoản bồi thường.
Thông thường khi gửi email thương mại, chúng ta rất hay đính kèm các tài liệu liên quan. Để thông báo, nhắc nhở người nhận không bỏ sót phần này, bạn nên nói:
Xin lưu ý đến….đã được đính kèm trong email.
Bạn sẽ tìm thấy…được đính kèm trong email này.
Tôi đã đính kèm…
Xin vui lòng ký và gửi lại bản hợp đồng đính kèm trước thứ 6 tuần sau (với cách này, bạn sẽ có thể dùng kèm thêm động từ.)
Cuối cùng, để tỏ rõ thiện chí, bạn không nên kết thúc email thương mại bằng một lời chào đơn giản. Thay vào đó, hãy giữ liên lạc với người nhận theo các cách như:
Nếu có bất kỳ vấn đề gì, xin đừng ngần ngại liên hệ với tôi.
Tôi hi vọng email này đã giải đáp thắc mắc của bạn. Nếu chúng tôi có thể giúp đỡ gì thêm, xin hãy liên hệ.
Xin hãy hồi âm ngay khi bạn đã…
>>> Nếu muốn mở rộng khả năng giao tiếp cũng như viết lách của mình, bạn có thể tham khảo thêm chủ đề Giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh gây ấn tượng với người đối diện nữa nhé.
Hy vọng với những chia sẻ trên của Aland, sẽ giúp các bạn có một định hướng rõ ràng cho email của mình. Cùng cách viết Email tiếng anh chuyên nghiệp nhất, giúp tăng hiệu quả trong công việc của mình.
Chúc các bạn thành công!
Đừng quên xem thêm: Hướng dẫn tự giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh
Trực thuộc công ty cổ phần giáo dục và đào tạo Imap Việt Nam
Lịch khai giảng các lớp Cambridge, IELTS 
10 Quan niệm sai lầm khi con học tiếng Anh 
55 Cấu trúc tiếng Anh chinh phục mọi bài thi 
Học tiếng Anh chuẩn quốc tế cho con Tiểu học 
Thi thử IELTS miễn phí 
Khóa 45 ngày Xây gốc ngữ pháp 
![[Review chi tiết] Trọn bộ Collins for IELTS](https://aland.edu.vn/uploads/images/crop/380x228/2019/07/tron-bo-collins-for-ielts-aland-ielts-5x3.jpg)
